Algemene voorwaarden voor evenementen

TOEPASSINGSGEBIED

1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op overeenkomsten betreffende de verhuur van conferentie-, banket- en evenementenruimtes van het hotel voor evenementen zoals banketten, seminars, conferenties, tentoonstellingen en presentaties. Ze omvatten ook alle aanvullende diensten en leveringen van het hotel in verband met deze evenementen.

1.2 Voor de verhuur of overdracht van de ter beschikking gestelde ruimtes, oppervlakten of vitrines, evenals voor het uitnodigen voor sollicitatiegesprekken, verkoop- of soortgelijke evenementen, is voorafgaande schriftelijke toestemming van het hotel vereist. Deze regeling is niet van toepassing indien de klant geen consument is en § 540 lid 1 zin 2 BGB (Duits Burgerlijk Wetboek) wordt uitgesloten.

1.3 De algemene voorwaarden van de klant zijn alleen geldig indien deze vooraf uitdrukkelijk zijn overeengekomen.

CONTRACTSLUITING, CONTRACTPARTIJEN, AANSPRAKELIJKHEID, VERJARING

2.1 Het contract tussen het hotel en de klant komt tot stand wanneer het hotel de aanvraag van de klant accepteert. Het hotel is vrij om de acceptatie schriftelijk te bevestigen.

2.2 Het hotel is aansprakelijk voor schade aan leven, lichaam of gezondheid die door zijn schuld is ontstaan. Het is eveneens aansprakelijk voor schade die te wijten is aan opzettelijke of grove nalatigheid van het hotel, alsmede voor schendingen van contractuele verplichtingen. Ook de schending van verplichtingen door een wettelijke vertegenwoordiger of plaatsvervanger van het hotel wordt hieraan gelijkgesteld. Verdere schadeclaims zijn uitgesloten, tenzij anders overeengekomen. Indien er problemen of gebreken optreden in de dienstverlening van het hotel, zal het hotel zich inspannen om deze te verhelpen nadat de klant hiervan kennis heeft genomen of onmiddellijk een klacht heeft ingediend. De klant is verplicht redelijke maatregelen te nemen om de storing te verhelpen en eventuele schade tot een minimum te beperken. Bovendien is de klant verplicht om het hotel tijdig op de hoogte te stellen van de mogelijkheid van buitengewoon hoge schade.

2.3 Alle vorderingen tegen het hotel verjaren in de regel binnen een jaar na het begin van de wettelijke verjaringstermijn, tenzij het gaat om schadevergoedingsvorderingen of vorderingen op grond van opzettelijke of grove nalatigheid van het hotel.

DIENSTEN, PRIJZEN, BETALING, VERREKENING

3.1 Het hotel moet de overeengekomen diensten leveren die de klant heeft besteld.

3.2 De klant moet de overeengekomen of geldende prijzen van het hotel betalen voor de gebruikte diensten. Dit geldt ook voor diensten die door de klant rechtstreeks of via het hotel zijn besteld en door derden worden geleverd, die door het hotel worden voorgeschoten. Dit omvat in het bijzonder vorderingen van auteursrechtelijke vertegenwoordigingsmaatschappijen.

3.3 De overeengekomen prijzen zijn inclusief de belastingen en lokale heffingen die van kracht zijn op het moment van het sluiten van de overeenkomst. Niet inbegrepen zijn lokale heffingen die volgens het betreffende gemeenterecht door de gast zelf moeten worden betaald, zoals bijvoorbeeld de toeristenbelasting. Indien de wettelijke omzetbelasting wijzigt of lokale heffingen op het voorwerp van de dienstverlening na het sluiten van de overeenkomst worden ingevoerd, gewijzigd of afgeschaft, worden de prijzen dienovereenkomstig aangepast. Deze aanpassing geldt alleen voor contracten met consumenten als de periode tussen het sluiten van het contract en de uitvoering ervan langer is dan vier maanden.

3.4 De facturen van het hotel zijn onmiddellijk na ontvangst zonder aftrek betaalbaar. Bij betalingsachterstand van de klant zijn de wettelijke bepalingen van toepassing. Bij betaling op rekening moet het bedrag, tenzij anders overeengekomen, binnen 10 dagen na ontvangst van de factuur zonder aftrek worden voldaan.

3.5 Het hotel kan bij het sluiten van de overeenkomst een redelijke aanbetaling of zekerheidstelling in de vorm van een creditcard van de klant verlangen, bijvoorbeeld in de vorm van een creditcardgarantie. Het bedrag en de betalingstermijnen van de aanbetaling kunnen schriftelijk in de overeenkomst worden vastgelegd. Voor aanbetalingen en zekerheidstellingen in verband met pakketreizen gelden de wettelijke bepalingen. In geval van betalingsachterstand van de klant zijn de wettelijke bepalingen van toepassing.

3.6 In bepaalde situaties, zoals een betalingsachterstand van de klant of een uitbreiding van de omvang van de overeenkomst, kan het hotel ook na het sluiten van de overeenkomst tot aan het begin van het verblijf een voorschot of zekerheidstelling in de zin van bovenstaand artikel 3.5 verhogen tot het volledige bedrag.

3.7 De klant kan alleen een onbetwiste of rechtsgeldige vordering verrekenen of compenseren met een vordering van het hotel.

HERROEPING DOOR DE KLANT (ANNULERING, OPZEGGING)

4.1 De klant kan alleen van het contract terugtreden als dit uitdrukkelijk in het contract is bepaald, als er een wettelijk herroepingsrecht bestaat of als het hotel uitdrukkelijk instemt met de ontbinding van het contract. Herroepingsrechten en contractontbindingen moeten schriftelijk worden overeengekomen.

4.2 Indien een kosteloze annuleringstermijn is overeengekomen, kan de klant tot die tijd annuleren zonder dat het hotel aanspraak kan maken op betaling of schadevergoeding. Het recht van de klant om te annuleren vervalt indien hij hier geen gebruik van maakt vóór de overeengekomen termijn.

4.3 Indien geen recht op annulering is overeengekomen of dit reeds is vervallen en het hotel niet instemt met de ontbinding van de overeenkomst, behoudt het hotel het recht op de overeengekomen vergoeding, ook als er geen gebruik is gemaakt van de dienst. Het hotel houdt rekening met de inkomsten uit andere verhuur van de kamers en de bespaarde kosten. De bespaarde kosten kunnen volgens de desbetreffende paragrafen forfaitair worden vastgesteld. Het staat de klant vrij om aan te tonen dat de vordering niet of niet voor het gevraagde bedrag is ontstaan. Het staat het hotel vrij om aan te tonen dat er een hogere vordering is ontstaan.

4.4 Als de klant tussen de 8e en de 4e week voor de datum van het evenement annuleert, kan het hotel naast de overeengekomen huurprijs 35% van de gederfde omzet uit catering in rekening brengen. Bij een annulering op een later tijdstip bedraagt dit bedrag 70% van de omzet uit maaltijden.

4.5 De omzet uit maaltijden wordt berekend door de overeengekomen menuprijs te vermenigvuldigen met het aantal deelnemers. Als er geen prijs voor het menu is vastgesteld, wordt de prijs van het vergelijkbare goedkoopste menu gebruikt.

4.6 Indien een conferentiearrangement per deelnemer is overeengekomen, heeft het hotel het recht om bij een annulering tussen de 8e en de 4e week voor de datum van het evenement 60% en bij een latere annulering 85% van het conferentiearrangement x het overeengekomen aantal deelnemers in rekening te brengen.

ANNULERING DOOR HET HOTEL

5.1 Het hotel behoudt zich het recht voor om de overeenkomst te annuleren indien het binnen een overeengekomen termijn kosteloos kan annuleren en andere klanten interesse tonen in de geboekte evenementenruimtes. Het hotel kan de overeenkomst eveneens annuleren indien een overeengekomen vooruitbetaling of waarborgsom niet tijdig wordt voldaan, ondanks een redelijke respijtperiode van het hotel.

5.2 Indien de overeengekomen of gevraagde vooruitbetaling of zekerheidstelling overeenkomstig paragraaf 3.6 en/of paragraaf 3.7 ook na het verstrijken van een door het hotel gestelde redelijke termijn niet is voldaan, behoudt het hotel zich het recht voor om de overeenkomst te ontbinden.

5.3 De gerechtvaardigde ontbinding door het hotel geeft de klant geen recht op schadevergoeding als het hotel om objectief gerechtvaardigde redenen buitengewoon van het contract terugtreedt. Dit kan onder andere gebeuren als overmacht of andere omstandigheden waarvoor het hotel niet verantwoordelijk is, de uitvoering van het contract onmogelijk maken. Evenementen of ruimtes worden geboekt onder misleidende of valse gegevens, het hotel heeft gegronde redenen om aan te nemen dat het evenement de goede bedrijfsvoering, de veiligheid of de reputatie van het hotel in gevaar kan brengen. Het doel of de aanleiding van het evenement is in strijd met de wet of er is sprake van een overtreding van vooraf vastgestelde voorwaarden.

5.4 De klant heeft geen recht op schadevergoeding in geval van een gerechtvaardigde terugtrekking van het hotel.

WIJZIGING VAN HET AANTAL DEELNEMERS EN DE DUUR VAN HET EVENEMENT

6.1 Een toename van het aantal deelnemers met meer dan 5% moet uiterlijk vijf werkdagen voor aanvang van het evenement schriftelijk aan het hotel worden gemeld en vereist de toestemming van het hotel. De afrekening vindt plaats op basis van het werkelijke aantal deelnemers, maar minimaal 95% van het overeengekomen hogere aantal deelnemers.

6.2 Een vermindering van het aantal deelnemers met meer dan 5% moet tijdig, uiterlijk vijf werkdagen voor aanvang van het evenement, schriftelijk aan het hotel worden gemeld. De afrekening vindt plaats op basis van het werkelijke aantal deelnemers, maar minimaal 95% van het oorspronkelijk overeengekomen aantal deelnemers. De regeling in paragraaf 6.1 is van overeenkomstige toepassing.

6.3 Bij een vermindering van het aantal deelnemers met meer dan 10% kan het hotel de bevestigde ruimtes, rekening houdend met eventuele afwijkende zaalhuurprijzen, vervangen, tenzij dit voor de klant onredelijk zou zijn.

6.4 Indien de overeengekomen begin- of eindtijden van het evenement worden gewijzigd en het hotel instemt met deze wijzigingen, kan het hotel de extra prestaties op redelijke wijze in rekening brengen, tenzij het hotel verantwoordelijk is voor de wijziging.

MEEBRENGEN VAN ETEN EN DRINKEN

7.1 Het is in principe niet toegestaan om eten en drinken mee te brengen naar evenementen, tenzij dit vooraf met het hotel is overeengekomen. In dergelijke gevallen wordt een bedrag in rekening gebracht ter dekking van de overheadkosten.

TECHNISCHE APPARATUUR EN AANSLUITINGEN

8.1 Indien het hotel op verzoek van de klant technische of andere apparatuur van derden aanschaft, gebeurt dit namens, in opdracht en voor rekening van de klant. De klant is verantwoordelijk voor het zorgvuldige gebruik en de correcte teruggave van deze apparatuur. Bovendien vrijwaart de klant het hotel van alle aanspraken van derden in verband met het gebruik van deze apparatuur.

8.2 Voor het gebruik van eigen elektrische apparatuur van de klant via het elektriciteitsnet van het hotel is toestemming van het hotel vereist. Eventuele storingen of schade aan de technische installaties van het hotel die het gevolg zijn van het gebruik van deze apparatuur, zijn voor rekening van de klant, tenzij het hotel hiervoor verantwoordelijk is. De elektriciteitskosten die voortvloeien uit het gebruik van eigen elektrische apparatuur kunnen door het hotel forfaitair worden geregistreerd en in rekening worden gebracht.

8.3 De klant mag na toestemming van het hotel zijn eigen telefoon-, fax- en datatransmissieapparatuur gebruiken. Het hotel kan hiervoor een aansluitingsvergoeding in rekening brengen.

8.4 Als door het gebruik van eigen apparatuur van de klant geschikte faciliteiten van het hotel ongebruikt blijven, kan een vergoeding voor uitval in rekening worden gebracht.

8.5 Storingen aan de technische of andere apparatuur die door het hotel ter beschikking wordt gesteld, worden zo snel mogelijk verholpen. Betalingen kunnen niet worden ingehouden of verminderd, tenzij het hotel verantwoordelijk is voor deze storingen.

VERLIES OF BESCHADIGING VAN MEEGEBRACHTE ZAKEN

9.1 De persoonlijke bezittingen van de klant die worden meegenomen naar de evenementenruimtes of het hotel, zijn voor eigen risico. Het hotel is niet aansprakelijk voor verlies, beschadiging of vernietiging van deze voorwerpen, tenzij er sprake is van grove nalatigheid of opzet van de kant van het hotel. Uitgezonderd hiervan zijn schade die het gevolg is van letsel aan leven, lichaam of gezondheid. Bovendien zijn gevallen waarin de bewaring van de voorwerpen een contractuele verplichting is, uitgesloten van deze aansprakelijkheidsuitsluiting.

9.2 Het meegebrachte decoratiemateriaal moet voldoen aan de brandveiligheidseisen. Het hotel kan hiervoor een officieel bewijs verlangen. Indien een dergelijk bewijs niet wordt geleverd, behoudt het hotel zich het recht voor om reeds geplaatst materiaal op kosten van de klant te verwijderen. Voor het plaatsen en bevestigen van voorwerpen dient overleg met het hotel plaats te vinden om mogelijke schade te voorkomen.

9.3 Na afloop van het evenement moeten meegebrachte tentoonstellingsstukken of andere voorwerpen onmiddellijk worden verwijderd. Indien de klant dit nalaat, behoudt het hotel zich het recht voor om de verwijdering en opslag op kosten van de klant uit te voeren. Als de voorwerpen in de evenementenruimte achterblijven, kan het hotel een redelijke vergoeding voor het gebruik van de ruimte in rekening brengen voor de duur van het achterhouden van de ruimte.

AANSPRAKELIJKHEID VAN DE KLANT

10.1 Als ondernemer is de klant verantwoordelijk voor alle schade aan gebouwen of inventaris die wordt veroorzaakt door de deelnemers aan het evenement/bezoekers/medewerkers of aan derden uit zijn omgeving of door hemzelf.

10.2 Het hotel behoudt zich het recht voor om van de klant een redelijke zekerheid te verlangen in de vorm van een creditcardgarantie of iets dergelijks.

SLOTBEPALINGEN

11.1 Wijzigingen en aanvullingen op de overeenkomst, de aanvaarding van de offerte of deze algemene voorwaarden moeten schriftelijk worden vastgelegd. Eenzijdige wijzigingen of aanvullingen door de klant zijn niet geldig.

11.2 De plaats van uitvoering en betaling en de exclusieve bevoegde rechtbank voor alle geschillen, met inbegrip van geschillen over cheques en wissels, in het handelsverkeer is Osnabrück. Indien een contractpartner voldoet aan de voorwaarde van § 38 lid 2 ZPO (Duits wetboek van burgerlijke rechtsvordering) en geen algemene bevoegde rechtbank in Duitsland heeft, geldt Osnabrück als bevoegde rechtbank.

11.3 Het Duitse recht is van toepassing. De toepassing van het VN-kooprecht en het collisierecht is uitgesloten.

11.4 Indien afzonderlijke bepalingen van deze algemene voorwaarden voor evenementen ongeldig of nietig zijn of worden, heeft dit geen invloed op de geldigheid van de overige bepalingen. De wettelijke voorschriften blijven van kracht.